Finalité des outils de veille
La principale fonction des outils de veille est, à travers la collecte d'information, l’identification des menaces et des opportunités qui surviennent dans l’environnement des entreprises.
Bien configurés, les outils de veille apportent des données sur les évolutions de l’environnement direct et indirect de l’entreprise. Ces données peuvent concerner les concurrents, la législation, les technologies, les marchés ou les clients. Les outils de veille sont les clés pour transformer ces informations en un atout stratégique.
Par leur automatisation, les outils de veille servent d’appui à la prise de décisions opérationnelles ou de management, notamment par un gain de temps, que le chargé de veille consacrera à de l'analyse pure, la véritable valeur ajoutée de la veille.
Enfin, les outils de veille, par leur réactivité, incitent l’entreprise à réagir et trouver de nouvelles solutions comme innover, s’implanter sur de nouveaux marchés, développer un réseau, trouver de nouveaux partenaires ou encore défendre son image.
Les types d'outils de veille dans une démarche de veille stratégique
Première étape d'une démarche de veille stratégique, la bonne définition des besoins en veille est primordiale. Ce sont ces besoins qui influeront sur chacune des étapes du cycle de la veille. En privilégiant leur pertinence, et en les combinant correctement, les outils de veille permettront de parfaitement répondre au besoin en veille exprimé. On peut différencier quatre grands types d'outils de veille :
A la base du processus de veille, ce sont les outils de collecte qui dégageront, de manière automatique,
les informations brutes et pertinentes d'un sujet préalablement identifié.
Les outils de collecte permettent à la fois d'effectuer des recherches d'informations (recherche ponctuelle),
mais également en continu (surveillance).
Une étape de configuration est nécessaire pour profiter pleinement d'un outil de collecte,
comme la formalisation d'un besoin de veille en une équation de recherche, ou la phase de sourcing.
Les différents outils de collecte sont nombreux (moteurs de recherche, aspirateurs de sites, etc.), et doivent être capables de surveiller tous les canaux d'information (actualités, réseaux sociaux, forums, etc.).
Les outils d'analyse
Après avoir dégagé des informations brutes et pertinentes dans la phase de collecte, il est nécessaire de les qualifier.
C'est dans cette phase d'analyse, de recoupe d'information, que l'on ajoute une véritable valeur à l'information.
Des techniques automatiques comme l'extraction de texte (textmining) ou la cartographie permettent cette valeur ajoutée,
même si les actions du chargé de veille (classification, résumé, synthèse) restent nécessaires pour exprimer
les différentes tendances et points-clés qui ressortent d'un corpus d'informations.
Les outils de capitalisation
Une fois collectées et analysées, les informations doivent être capitalisées, pour être valorisées au même titre qu'une donnée interne à l'entreprise.
Pour un outil de veille, cette étape peut demander des fonctionnalités en Gestion Electronique des Documents,
des liens avec l'intranet de l'entreprise, ou encore des modules de gestion des connaissances.
Les outils de diffusion
L'ultime étape du cycle de la veille est la diffusion.
Les outils de veille de diffusion doivent être capables de gérer plusieurs types de format, comme la newsletter,
le rapport d'analyse opérationnel, ou les exportations en différents standards (pdf, doc, RSS, etc.).
Les outils de veille de diffusion récents intègrent également des fonctionnalités comme les plateformes collaboratives de travail,
qui gèrent des dossiers partagés ou des commentaires, entre les membres d'une équipe de veille.
Les outils de veille de diffusion peuvent également être adoptés pour des usages plus classiques, comme l'alerte email par exemple.
Enfin, certains de ces outils proposent une fonction de personnalisation en marque blanche, pour une diffusion des résultats suivant une charte graphique d'entreprise.
